Računovodske novice

1. oktobra. 2009

Arhiviranje in hranjenje dokumentacije

Spodaj navajamo roke, kateri veljajo za hrambo posamezne vrtse dokumentov:

TRAJNO SE HRANIJO:
– letna poročila (kompet bilanca za Durs in Ajpes)
– plačilne liste in vse kar je povezano z obračunom plač
– knjiga sklepov
– glavna knjiga in dnevnik

ZA DOBO 20 LET SE HRANIJO:
– pogodbe in računi za nakup in prodajo nepremičnin
– register osnovnih sredstev

ZA DOBO 10 LET SE HRANIJO:
– celotna dokumentacija za knjiženje poslovnih dogodkov: izdani računi, prejeti računi, pogodbe o nakupih in prodaji kratkoročnih finančnih naložb in najemu kratkoročnih posojil, transakcijski računi, obračuni,…
…skratka vsa dokumentacija, ki je bila med letom dostavljena v računovodstvo (razen zgoraj navedenih).

Doba se računa za polna koledarska leta, tekoče leto ne sodi v to dobo.

Knjigovodske listine se odlagajo v registratorje. Po oddaji zaključnega računa se knjigovodske listine prenesejo iz računovodskega servisa v arhiv podjetja.

Glavna knjiga in dnevnik se enkrat letno ob koncu leta shranita na elektronski medij – CD v PDF zapisu.

Podjetje pa se lahko ob upoštevanju določenih predpisov samo odloči, po kolikšnem času od dneva sprejetja računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničilo.